Canvis en la legalització de llibres empresarials

El 16 de febrer es va publicar al BOE la instrucció del 12 de febrer de 2015, de la Direcció General dels Registres i del Notariat, sobre legalització de llibres dels empresaris en aplicació de l’article 18 de la Llei 14/2013, del 27 de setembre, de suport als emprenedors i la seva internacionalització.
S’ha decidit unificar els criteris en la legalització dels llibres comptables i d’actes, entre d’altres, i establir una sèrie de principis conforme als quals ha de produir-se aquesta legalització.
Així també es dóna resposta a la Llei 20/2013, del 9 de desembre, de garantia de la unitat de mercat, al reforçar la seguretat jurídica que proporcionen uns criteris procedimentals únics i uniformes per a la legalització d’aquests llibres.

Les instruccions dictades són:

• Els llibres hauran d’emplenar-se electrònicament. A més, la presentació dels llibres al Registre Mercantil competent (per raó de domicili) haurà de fer-se telemàticament, dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici social.
• No podran legalitzar-se llibres en blanc ni formats per fulles mòbils, pels exercicis iniciats a partir del 29 de setembre de 2013. Tampoc serà possible la legalització d’aquests en qualsevol suport que no sigui per via telemàtica.
• Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d’exercicis oberts abans de 29 de setembre de 2013. Una vegada finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al tancament dels mateixos mitjançant diligència. Aquesta s’acreditarà en el primer enviament telemàtic amb la incorporació d’un arxiu que inclogui la certificació de l’òrgan d’administració que faci constar aquesta circumstància.
• Amb les actes de reunions dels òrgans col·legiats de les societats mercantils, incloent les decisions adoptades pel soci únic, es segueixen les mateixes pautes que amb els llibres. Per altra banda, en qualsevol moment de l’exercici social es podran legalitzar llibres de detalls d’actes amb actes de l’exercici corrent i sense perjudici.
• Amb els llibres registres de socis o d’accions nominatives es procedirà de forma similar a l’establert per al llibre d’actes, incloent la diligència de tancament que ha d’incorporar-se als llibres en blanc ja legalitzats. En tot cas, una vegada inscrita la societat al Registre Mercantil, s’haurà de legalitzar un llibre, que serà el primer d’ordre, en el qual consti la titularitat inicial dels fundadors. Una vegada legalitzat aquest llibre inicial només serà obligatòria la legalització d’un nou llibre en els quatre mesos següents a la finalització de l’exercici si s’hagués produït qualsevol alteració en la titularitat inicial o successiva de les participacions o accions, o s’haguessin constituït gravàmens sobre les mateixes.
• En aquests llibres s’haurà de fer constar la identitat completa dels titulars i la nacionalitat, si escau, incloent igualment els seus domicilis. L’omissió de la constància de la nacionalitat o del domicili no impedirà la legalització del llibre en qüestió, però en la nota de legalització es deixarà constància d’aquesta omissió. Les mateixes regles seran aplicades als llibres de contractes del soci únic amb la societat.
• Es podran legalitzar llibres registres d’accions nominatives o llibres registre de socis, encara que no hagi estat legalitzat el llibre inicial.
• Per la rectificació de llibres de qualsevol classe ja legalitzats, s’haurà d’incloure al fitxer corresponent un arxiu en el qual consti la certificació de l’òrgan d’administració on quedi constància de l’error comès i s’adjunti l’arxiu rectificat, on constaran les dades correctes.
• En cas de pèrdua, subtracció, destrucció física o informàtica, o robatori dels llibres de socis o accions nominatives, es podrà legalitzar un llibre amb el contingut dels llibres inutilitzats per qualsevol causa, sempre que s’acrediti per denúncia policial o per acta notarial els fets anteriorment assenyalats. A aquests efectes s’inclourà l’acta o la denúncia en fitxer annex a la petició de la legalització dels llibres.
• Les societats, independentment de la data de constitució, que no haguessin legalitzat el seu llibre d’actes, de socis, d’accions nominatives o de contractes de soci únic amb la societat, després de la constitució de la societat, podran incloure en els primers llibres d’aquestes classes presentats telemàticament totes les actes i vicissituds de la societat des de la data de la seva constitució fins la data de tancament. El valor probatori d’aquests llibres serà benvolgut, si escau, pels Tribunals. A aquests efectes podrà incloure’s l’acta de la junta general de la societat per la qual es ratifiquen les actes no transcrites en el seu moment i la legalització que ara se sol·licita.

Per tant, aquest any, quan presentem tota la informació de 2014, s’ha de regularitzar la situació dels llibres d’empreses presentant el seu tancament dels formats en paper i obrint els llibres en format electrònic.
Palau i Associats té gestors experts en la composició i presentació de qualsevol tipus de llibre empresarial. Confia en nosaltres i assegura’t que la teva empresa es troba en les millors mans.

Maria José Duran Russell – Departament Mercantil