Claves para implementar la factura digital en tu empresa

La factura digital es un documento que se emite de forma electrónica y que tiene la misma validez legal que la factura en papel. Aunque muchas empresas y profesionales ya se han ido adaptando al nuevo formato, todavía queda mucho camino por recorrer. La obligatoriedad de su uso para la emisión de facturas a la Administración y la fecha del 2025 como el año de su implementación definitiva en todo tipo de relaciones comerciales la convierten en una cita ineludible a la que debe prestarse atención. Si aún no lo has hecho, te explicamos las claves para implementar la factura digital de manera sencilla y efectiva en tu empresa.

Antes de explicar qué es, cuáles son las ventajas y cómo se implementa la facturación digital, debemos aclarar qué no es una factura digital.

Aunque también se suele entender en este sentido, la factura digital de la que hablaremos en este artículo no es una factura convencional emitida en un soporte digital, como por ejemplo un documento PDF. Las facturas digitales que deberán estar implementadas en el año 2025 son las facturas de datos estructurados.

¿Qué es una factura de datos estructurados?

Las facturas de datos estructurados contienen información digital y son generadas automáticamente por sistemas informáticos de facturación, a través de programas y aplicaciones diseñados para esa función.

Las facturas digitales de datos estructurados se tramitan de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del emisor y del receptor.

Algunos ejemplos de formatos estructurados son UBL, Facturae o EDIFACT. Todos ellos utilizan el lenguaje XML.

Las facturas de datos estructurados se procesan automáticamente, lo que reduce el tiempo de procesamiento y aumenta la eficiencia. Además, facilitan la integración de la información de la factura en otros sistemas empresariales, lo que hace que la información sea más accesible y fácil de utilizar.

Ventajas de la factura digital

El principal objetivo por el que se quiere implementar la obligatoriedad de la factura digital es la lucha contra la morosidad y el fraude. En cuanto el formato se haya universalizado, su mayor trazabilidad con respecto a las facturas convencionales contribuirá a un gran avance en esos dos frentes.

Pero la factura digital no debe entenderse únicamente como una nueva obligación administrativa. Su adopción está pensada también para aportar diversas ventajas a los empresarios y los profesionales:

• Reducción de costes
  

  La factura digital elimina todos los costes relacionados con la impresión, el envío y el almacenamiento de las facturas en papel.

• Ahorro de tiempo

  Gracias a la emisión de facturas digitales se reduce el tiempo necesario para emitirlas y recibirlas, lo que aumenta la rapidez y la eficiencia en los procesos administrativos.

• Mayor seguridad

  La factura digital ofrece una mayor seguridad en el almacenamiento y la transmisión de datos, lo que reduce el riesgo de pérdida o alteración de la información, y las posibilidades de fraude.

• Menor impacto ambiental

  La factura digital reduce el consumo de papel y la emisión de gases de efecto invernadero asociados al transporte de las facturas en papel.

• Reducción de los errores humanos

  Al ser un sistema automatizado, las probabilidades de cometer errores en los datos introducidos es menor.

• Ahorro de espacio de almacenamiento

  Las facturas digitales quedan almacenadas en el sistema informático, sin ocupar espacio físico.

• Acceso rápido y ágil

  Por el mismo motivo, acceder a ellas es mucho más fácil, gracias a la función de búsqueda del sistema.

• Mayor seguridad de envío

  Al enviarse por vía digital, ya no podrán extraviarse ni traspapelarse, la recepción por el interesado está garantizada. Además, tampoco es necesario que pase por intermediarios.

Cómo implementar la factura digital

El proceso para implementar la factura digital en una empresa por parte un profesional es relativamente sencillo. Sólo deben seguirse los siguientes pasos.

• Obtención de un certificado digital

  El certificado digital garantiza la identidad de la empresa emisora de la factura y que permite firmar digitalmente el documento.

• Selección de un software homologado
  

  Ha de elegirse n software homologado que cumpla con los requisitos legales establecidos por la legislación vigente y que se adapte a las necesidades de la empresa.

• Configuración del software
  

  El software elegido debe configurarse según las necesidades de la empresa.

• Capacitación del personal

  Probablemente, será necesario formar al personal del negocio o empresa para que comprenda el funcionamiento y las particularidades del nuevo sistema de facturación digital.

• Comunicación a tus clientes
  

  Informa a tus clientes sobre la implementación de la factura digital en tu empresa y proporciona los datos necesarios para que puedan recibir las facturas de forma electrónica. Es importante que les expliques los beneficios de la factura digital y que les facilites la transición.

• Almacenamiento y gestión de tus facturas digitales
  

  Una vez emitidas, es importante que almacenes y gestiones tus facturas digitales de manera adecuada, cumpliendo con los requisitos legales establecidos. Para ello, es recomendable utilizar un software especializado en la gestión de facturas digitales.

• Verificación de la validez de las facturas digitales
  

  Es importante que verifiques la validez de las facturas digitales que emites y que recibes, para garantizar que cumplen con los requisitos legales establecidos por la legislación vigente.

En algunos casos de especial complejidad, puede ser conveniente contar con los servicios de un proveedor de factura digital. Existen profesionales especializados en integrar soluciones de facturación digital adaptadas a las necesidades de cada empresa.

Asegúrate de elegir un proveedor fiable y experimentado, con un historial probado de éxito en la implementación de la factura digital en otras empresas.

¿Cuándo será obligatoria la implementación de la factura digital?

El uso de la factura digital es obligatorio desde el año 2015 para todos los proveedores de la Administración Pública que emitan facturas superiores a 5.000€.

Su uso aún no es obligatorio para las relaciones comerciales privadas, pero la Ley Crea y Crece pretende generalizarlo para el año 2025. Será necesario estar atento a la legislación al respecto para poder cumplir con su implementación en los plazos que se vayan indicando.

Palau i Associats está a disposición de todos sus clientes para ayudarles y asesorarlos en el cumplimiento de este trámite. Aunque probablemente aún se dispongan de unos años para que las empresas y los profesionales deban adoptar obligatoriamente el sistema de facturación digital, puede ser conveniente empezar a familiarizarse con el proceso lo antes posible.

Ponte en contacto con nosotros si quieres que te acompañemos durante este proceso.

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