¿Cuándo pueden emitirse facturas simplificadas?

Hace unas semanas explicábamos en qué consisten las facturas electrónicas, que está previsto que se conviertan en el formato habitual de facturación en los próximos años. Hoy queremos hablar de otro tipo de facturas, las facturas simplificadas. La legislación prevé la posibilidad de que las empresas puedan emitir facturas de este tipo pero especifica muy claramente en qué condiciones pueden hacerlo y qué características deben cumplir.

La factura simplificada, como su nombre indica, exige menos menciones y contenido que la factura completa, de ahí su uso generalizado. Sin embargo, no puede emplearse en todas las operaciones de entrega de bienes o prestaciones de servicios.

Frente a una factura ordinaria o completa, una factura simplificada (que sustituye los denominados tickets) es un tipo de factura que se puede emitir siempre que se dé uno de los supuestos permitidos por la normativa.

Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las facturas completas. De hecho, la mayoría de las facturas que se emiten en la actualidad son facturas simplificadas, sobre todo por su cuantía.

Hay que dejar constancia de que la emisión de facturas simplificadas puede realizarse de manera simultánea a la de facturas completas. Solo es necesario utilizar una serie distinta para cada tipo de factura.

Requisitos para emitir una factura simplificada

Los supuestos en los cuales una empresa puede emitir facturas simplificadas son los siguientes:

• Facturas de un importe no superior a los 400 euros (IVA incluido).
• Facturas rectificativas, independientemente de su importe. En estos casos hay que hacer referencia a la factura previa que se está rectificando, donde ya constan los datos legales necesarios.
• En las siguientes operaciones, cuando su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido):
  • Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en los que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final. No se considerarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y establecimientos similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Sales de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquería e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
  • Alquiler de películas.
  • Servicios de tintorería y lavandería.
  • Utilización de autopistas de peaje.
  • Aquellas que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Qué datos debe contener una factura simplificada?

Las facturas simplificadas tienen que contener al menos los siguientes datos:

• Número y, si se da el caso, serie. La numeración será correlativa.
• Fecha de expedición.
• Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea diferente a la de expedición de la factura.
• Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social de quien la emite.
• La identificación del tipo de bienes librados o de servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión “IVA incluido”.
• Contraprestación total.
• En el caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
• Las menciones recogidas en las facturas ordinarias relativas a la aplicación de regímenes especiales y a determinadas operaciones (exentas, con inversión del sujeto pasivo, etc.).

En las facturas simplificadas no se incluye el destinatario de la operación y sus datos. Ésta es la principal ventaja de las facturas simplificadas, pues permite agilizar las ventas en los establecimientos de venta al público.

¿En qué casos no puede emitirse una factura simplificada?

No es posible expedir una factura simplificada en los siguientes casos:

• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Ventas a distancia, excepto cuando se aplique el régimen especial de la Unión.
• Operaciones realizadas en el territorio de aplicación del impuesto (Península e Islas Baleares), donde proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto, donde el proveedor o prestador esté establecido y la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE); o bien se entienda realizada en otro Estado miembro de la UE, sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo y el destinatario no expida factura por cuenta del proveedor.

Deducción del IVA en las facturas simplificadas

Al no contener los datos del destinatario éste no puede deducir el IVA soportado en las facturas simplificadas. Para que ello sea posible el destinatario tiene que solicitar de manera explícita que se añadan los siguientes datos adicionales:

• El NIF del destinatario y su domicilio. No es necesario incluir su nombre o su denominación social.
• La cuota de IVA que se esté repercutiendo consignada de manera separada. En este caso no es válida la mención «IVA incluido».

Es preciso no olvidar que, en las facturas simplificadas, sólo se tiene que incluir la identificación del destinatario si éste es empresario o profesional y lo pide expresamente. Pero en las facturas completas es imprescindible que figuren siempre el NIF, el nombre o denominación y la dirección del destinatario.

La facturación en mi empresa

La correcta gestión de la facturación es una de las principales preocupaciones de cualquier empresario o profesional. Saber en qué casos se pueden emitir facturas simplificadas es imprescindible para el funcionamiento correcto de algunos negocios. Y estar al corriente de las situaciones en las que se puede reclamar la inclusión de los datos como destinatario de una factura simplificada es muy conveniente para poder desgravar el IVA siempre que tengamos derecho a hacerlo.

En cualquier caso, la gestión cuidadosa de la facturación es esencial si no queremos arriesgarnos a recibir sanciones.

Tener en cuenta todos estos detalles es complicado si no se cuenta con un buen asesoramiento. Si a ello añadimos la paulatina incorporación de la facturación electrónica que está prevista para los próximos años la facturación de una empresa puede ser una tarea compleja que recomendamos que se deje en manos de un equipo de expertos.

En Palau i Associats contamos con años de experiencia ayudando a empresas y profesionales de todo tipo a superar los desafíos fiscales con que se encuentran en sus tareas diarias, incluyendo la correcta gestión de la facturación, para facilitar el buen funcionamiento de la actividad económica a la vez que se optimiza la rentabilidad. Sin perder nunca de vista la legalidad vigente.

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