Factura electrónica y sistemas informáticos de facturación

Con la publicación del Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, se establecen requisitos técnicos claros que deberán cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF). Además, el sistema VERIFACTU, desarrollado por la Agencia Tributaria, permitirá la remisión inmediata de registros de facturación, garantizando una mayor transparencia y trazabilidad.

La transición hacia la facturación electrónica obligatoria representa un hito en la digitalización empresarial en España. Impulsada por la Ley 18/2022 («Ley Crea y Crece»), esta medida busca modernizar los procesos de facturación, reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal. A través del Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, se establecen los requisitos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), mientras que el sistema VERIFACTU facilitará el reporte inmediato de facturas a la Agencia Tributaria.

Fechas clave para la implementación

• Enero de 2026. Para empresas, según lo estipulado en el Real Decreto 1007/2023. Este cambio responde a la necesidad de dar tiempo a las organizaciones para adaptar sus sistemas, considerando los requisitos técnicos exigentes y la complejidad de implementación.
• Julio de 2026. Para autónomos, tal como establece la Orden HAC/1177/2024. Este aplazamiento busca proporcionar mayor flexibilidad a los autónomos debido a sus recursos limitados y a las altas demandas de soporte técnico esperadas.
• Plazos iniciales. Estaba previsto que estas nuevas obligaciones se aplicarían a los nueve meses a contar desde la publicación en el BOE de la orden ministerial (RD 1007/2023, D.F. Cuarta). Por tanto, en principio iban a ser aplicables a partir de julio de 2025.  No obstante, el Ministerio de Hacienda ha hecho pública una nota informativa en la que propone retrasar estos plazos y así dar tiempo tanto a los afectados como a la propia Hacienda para adaptarse a las nuevas exigencias de los SIF.
• Sanciones. El incumplimiento de los requisitos puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal, destacando la importancia de utilizar sistemas conformes con la normativa.

Sistemas informáticos de facturación (SIF) y VERIFACTU

Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben cumplir con estrictos requisitos técnicos para garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros. Además, el sistema VERIFACTU permite la conexión directa con la Agencia Tributaria para el reporte instantáneo de facturas.

Principales Características de los SIF

• Generación automática de registros: Los SIF deben crear registros de facturación que incluyan detalles como huellas digitales («hash»), firmas electrónicas y códigos QR para garantizar la seguridad y autenticidad de los datos.
• Inalterabilidad y trazabilidad: Los sistemas deben ser capaces de registrar cada modificación o evento asociado a las facturas para prevenir manipulaciones.
• Conservación de datos: Los registros deben mantenerse accesibles durante el periodo establecido por la normativa, garantizando su legibilidad y disponibilidad.

Sistema VERIFACTU

• Diseñado para enviar registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real.
• Reduce la posibilidad de fraude mediante el control continuo de las operaciones.
• Incluye una mención obligatoria en las facturas: «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

Factura electrónica obligatoria

La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la factura electrónica para empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales. Este formato digital busca mejorar la trazabilidad de las transacciones y facilitar el cumplimiento normativo.

Aspectos Clave

• Obligatoriedad. Aplica a todas las operaciones entre empresarios y profesionales, independientemente de su tamaño o volumen de operaciones.
• Formato. Las facturas deben emitirse en formatos estándares, como Facturae, garantizando su compatibilidad y accesibilidad.
• Accesibilidad. Las facturas deben ser accesibles para consulta, descarga y copia durante al menos cuatro años.
• Impacto en la Morosidad. La factura electrónica permite monitorizar los plazos de pago, combatiendo la morosidad comercial. Además, la Agencia Tributaria podrá remitir información estadística al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, mejorando la transparencia en las transacciones económicas.

Beneficios

• Reducción de errores y fraudes.
• Mayor control y transparencia en las operaciones.
• Integración con los sistemas de gestión empresarial y los libros registro de IVA e IRPF.

Cronograma

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Un año tras la publicación del reglamento.
• Resto de empresarios y profesionales: Dos años desde la publicación del reglamento.

La solución pública de facturación electrónica y el proyecto VERIFACTU

La Agencia Tributaria está desarrollando una solución pública para la gestión de facturas electrónicas, que actuará como repositorio universal y obligatorio de todas las facturas emitidas y recibidas.

Elementos Destacados

• Solución Pública Voluntaria. Empresarios y profesionales podrán utilizar plataformas privadas, pero deberán remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública.
• Protección de Datos. La información tratada estará sujeta a estrictos protocolos de seguridad y reserva.
• Plazos de Conservación. Las facturas deberán mantenerse disponibles durante el plazo máximo establecido por la normativa.

Requisitos para los Sistemas Informáticos

• Conexión continua y segura con la Agencia Tributaria.
• Emisión de facturas con códigos QR y «hash».
• Verificación automática de los registros y alertas ante posibles inconsistencias.

Beneficios del Proyecto VERIFACTU

• Mejora en la supervisión fiscal y reducción del fraude.
• Mayor eficiencia en la gestión documental.
• Facilita el acceso en tiempo real a la información de las operaciones.

La factura digital en mi empresa

La obligatoriedad de la facturación digital ya es un hecho. Aunque los plazos establecidos por la legislación son variables según el tipo de empresa, en un máximo de dos años tendría que haberse generalizado su implementación.

El proyecto VERIFACTU, implementado por la misma administración, facilitará esta implementación, y asegurará el buen funcionamiento del sistema. Algunos de sus beneficios serán la agilización de la gestión, la reducción de errores en la facturación y de fraudes, la trazabilidad y el control de transacciones, etc. Los empresarios podrán emplear otros sistemas, pero la sanción por el uso de sistemas no conformes será de hasta 50.000 €. Existen programas, como el Kit Digital, disponibles para facilitar la transición.

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