Novedades en la legalización de los libros empresariales

El pasado 1 de julio de 2015 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Instrucción de 1 de julio de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre los mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros empresariales.

Como bien recordaréis, en febrero se publicó una instrucción por la que se establecían criterios procedimentales únicos para la presentación y legalización de los libros empresariales. Se estableció la legalización telemática de los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.

A raíz de esta instrucción, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid falló a favor de la Asociación de Emisores Españoles suspendiendo la aplicación de dicha instrucción. El motivo fue comprobar que los protocolos de seguridad establecidos no eran los adecuados, pudiendo dejar los ficheros remitidos a disposición de terceros que pudieran usarlos de forma fraudulenta.

Así pues, esta instrucción corrige este agravio y establece una serie de medidas de seguridad para proteger los libros empresariales y la actividad empresarial en sí misma.

Por tanto, se establece que los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización sean archivos temporales que deberán ser eliminados una vez el registrador haya expedido el certificado de legalización, o haya caducado el asiento de presentación.

A la vez, se establece que el registrador mercantil es el máximo responsable de los ficheros generados y deberá cumplir con la Ley de Protección de Datos. También se establece que el empresario deberá guardar una copia idéntica a la presentada a Registro para poderla presentar en caso de inspección, junto con la certificación emitida (se comprobará la validez de los archivos mediante la huella digital).

Otra de las novedades de la instrucción del 1 de julio es la posibilidad que ofrece el Registro de presentar los libros empresariales encriptados por el algoritmo 3DES o AES, para aquellos que necesiten o deseen mayor confidencialidad y seguridad.  Otra medida de seguridad creada a raíz de esta instrucción ha sido la posibilidad del envío de los archivos con libros empresariales mediante un sistema de cifrado de doble clave proporcionado por las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica.

Finalmente, la instrucción también establece que aquellos libros en blanco que contengan asientos de un período posterior al 29 de septiembre de 2013 y que hayan sido cerrados antes de finales de 2014, no deberán ser presentados de nuevo en formato electrónico.

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Departamento Mercantil