Novetats en la legalització de llibres empresarials

El passat 1 de juliol de 2015 es va publicar al Butlletí Oficial de l’Estat la instrucció de l’1 de juliol de la Direcció General dels Registres i del Notariat, sobre els mecanismes de seguretat dels fitxers electrònics que continguin llibres empresarials.

Com bPalau i Associatsé recordareu, a febrer es va publicar una instrucció per la que s’establien criteris procedimentals únics per la presentació i legalització dels llibres empresarials. Es va establir la legalització telemàtica dels exercicis oberts a partir del 29 de setembre de 2013.

Arrel d’aquesta instrucció, el Tribunal Superior de Justícia de Madrid va fallar a favor de l’Associació d’Emissors Espanyols, suspenent l’aplicació de la citada instrucció. El motiu va ser comprovar que els protocols de seguretat establerts no eren els adequats, podent deixar els fitxers remesos a disposició de tercers que poguessin usar-los de forma fraudulenta.

Així doncs, aquesta instrucció corregeix aquest greuge i estableix una sèrie de mesures de seguretat per protegir els llibres empresarials i l’activitat empresarial en sí mateixa.

Per tant, s’estableix que els fitxers que continguin els llibres remesos telemàticament per la seva legalització siguin arxius temporals que hauran de ser eliminats un cop el registrador hagi expedit el certificat de legalització, o hagi caducat l’assentament de presentació.

A l’hora, s’estableix que el registrador mercantil és el màxim responsable dels fitxers generats, i haurà de complir amb la Llei de Protecció de Dades. També s’estableix que l’empresari haurà de guardar una còpia idèntica a la presentada al Registre per poder-la presentar en cas d’inspecció, junt amb la certificació emesa (es comprovarà la validesa dels arxius mitjançant la petjada digital).

Una altra de les novetats de la instrucció de l’1 de juliol és la possibilitat que ofereix el Registre a presentar els llibres empresarials encriptats per l’algoritme 3DES o AES, per a aquells qui necessitin o desitgin una major confidencialitat i seguretat. Una altra mesura de seguretat creada arrel d’aquesta instrucció ha estat la possibilitat de l’enviament dels arxius amb llibres empresarials mitjançant un sistema xifrat de doble clau proporcionat per les entitats prestadores de serveis de certificació de firma electrònica.

Finalment, la instrucció també estableix que aquells llibres en blanc que continguin assentaments d’un període posterior al 29 de setembre de 2013 i que hagin estat tancats abans de finals de 2014, no hauran de ser presentats altra cop en format electrònic.

A Palau i Associats som experts en assessorament mercantil. Si vols assegurar-te que la teva empresa compleix amb la legalitat vigent, confia en els nostres professionals.

 

Departament Mercantil