Claus per a implementar la factura digital en la teva empresa

La factura digital és un document que s’emet de manera electrònica i que té la mateixa validesa legal que la factura en paper. Moltes empreses i professionals ja s’han anat adaptant al nou format, però encara queda molt camí per recórrer. L’obligatorietat del seu ús per a l’emissió de factures a l’Administració i la data del 2025 com l’any de la seva implementació definitiva en tota mena de relacions comercials la converteixen en una cita ineludible per la qual cal estar preparat. Si encara no ho has fet, t’expliquem les claus per a implementar la factura digital de manera senzilla i efectiva en la teva empresa.

Abans d’explicar què és, quins són els avantatges i cóm s’implementa la facturació digital, hem d’aclarir què no és una factura digital.

La factura digital de la qual parlarem en aquest article no és una factura convencional emesa en un suport digital, com per exemple un document PDF. Tot i que moltes persones encara entenen l’expressió en aquest sentit, no ens referim a aquesta mena de factures. Les factures digitals que hauran d’estar implementades l’any 2025 són les factures de dades estructurades.

Què és una factura de dades estructurades?

Les factures de dades estructurades contenen informació digital i són generades automàticament per sistemes informàtics de facturació, a través de programes i aplicacions dissenyats per a aquesta funció.

Les factures digitals de dades estructurades es trameten de manera automatitzada pels sistemes informàtics de pagament i comptabilitat de l’emissor i del receptor.

Alguns exemples de formats estructurats són UBL, Facturae o EDIFACT. Tots ells utilitzen el llenguatge XML.

Les factures de dades estructurades es processen automàticament, la qual cosa redueix el temps de processament i augmenta l’eficiència. A més, faciliten la integració de la informació de la factura en altres sistemes empresarials, la qual cosa fa que la informació sigui més accessible i fàcil d’utilitzar.

Avantatges de la factura digital

El principal objectiu pel qual es vol implementar l’obligatorietat de la factura digital és la lluita contra la morositat i el frau. Quan el format s’hagi universalitzat, la seva major traçabilitat respecte a les factures convencionals contribuirà a un gran avenç en aquests dos fronts.

Però la factura digital no s’ha d’entendre únicament com una nova obligació administrativa. La seva adopció està pensada també per a aportar diversos avantatges als empresaris i els professionals:

• Reducció de costos

  La factura digital elimina tots els costos relacionats amb la impressió, l’enviament i l’emmagatzematge de les factures en paper.

• Estalvi de temps

  Gràcies a l’emissió de factures digitals es redueix el temps necessari per a la seva emissió i recepció, la qual cosa augmenta la rapidesa i l’eficiència en els processos administratius.

• Major seguretat

  La factura digital ofereix una major seguretat en l’emmagatzematge i la transmissió de dades. Es redueix el risc de pèrdua o alteració de la informació i les possibilitats de frau.

• Menor impacte ambiental

  La factura digital redueix el consum de paper i l’emissió de gasos d’efecte d’hivernacle associats al transport de les factures físiques.

• Reducció dels errors humans

  A l’ésser un sistema automatitzat, les probabilitats de cometre errors en les dades introduïdes és menor.

• Estalvi d’espai d’emmagatzematge

  Les factures digitals queden emmagatzemades en el sistema informàtic, sense ocupar espai físic.

• Accés ràpid i àgil

  Pel mateix motiu, accedir a elles és molt més fàcil, gràcies a la funció de cerca del sistema informàtic.

• Major seguretat d’enviament

  En enviar-se per via digital ja no podran extraviar-se ni traspaperar-se i la recepció per l’interessat està garantida. A més, tampoc és necessari que passin per intermediaris.

Com implementar la factura digital

El procés per a implementar la factura digital en una empresa o per part d’un professional és relativament senzill. Només han de seguir-se els següents passos.

• Obtenció d’un certificat digital

  El certificat digital garanteix la identitat de l’empresa o el professional emissor de la factura, i permet signar digitalment el document.

• Selecció d’un programari homologat

  Ha de triar-se un programari homologat que compleixi amb els requisits legals establerts per la legislació vigent i que s’adapti a les necessitats de l’empresa.

• Configuració del programari

  El programari triat ha de configurar-se segons les necessitats de l’empresa.

• Capacitació del personal

  Caldrà impartir la formació necessària al personal del negoci o empresa perquè comprengui el funcionament i les particularitats del nou sistema de facturació digital.

• Comunicació als clients

  Informa els teus clients sobre la implementació de la factura digital en les teves relacions comercials i proporciona les dades necessàries perquè puguin rebre les factures de manera electrònica. És important que els expliquis els beneficis de la factura digital i que els facilitis la transició.

• Arxiu i gestió de les teves factures digitals

  Un cop emeses, és important que arxivis i gestionis les teves factures digitals de manera adequada, complint amb els requisits legals establerts. Per a això, és recomanable utilitzar un programari especialitzat en la gestió de factures digitals.

• Verificació de la validesa de les factures digitals

  És important que verifiquis la validesa de les factures digitals que emets i que reps, per a garantir que compleixen amb els requisits legals establerts per la legislació vigent.

En alguns casos d’especial complexitat pot ser convenient comptar amb els serveis d’un proveïdor de factura digital. Existeixen professionals especialitzats en integrar solucions de facturació digital adaptades a les necessitats de cada empresa.

Assegura’t de triar un proveïdor fiable i experimentat, amb un historial provat en la implementació de la factura digital en altres empreses.

Quan serà obligatòria la implementació de la factura digital?

L’ús de la factura digital és obligatori des de l’any 2015 per a tots els proveïdors de l’Administració Pública que emetin factures superiors a 5.000€.

El seu ús encara no és obligatori per a les relacions comercials privades, però la Ley Crea i Crece pretén generalitzar-lo per a l’any 2025. Serà necessari estar atent a la legislació sobre aquest tema per a poder complir amb la seva implementació en els terminis que es vagin indicant.

Palau i Associats està a la disposició de tots els seus clients per a ajudar-los i assessorar-los en el compliment d’aquest tràmit. Tot i que probablement encara es disposen d’uns anys perquè les empreses i els professionals hagin d’adoptar obligatòriament el sistema de facturació digital, pot ser convenient començar a familiaritzar-se amb el procés al més aviat possible.

Posa’t en contacte amb nosaltres si vols que t’acompanyem durant aquest procés.

I et convidem a que consultis habitualment el nostre blog,  per mantenir-te al dia de totes les novetats relacionades amb el calendari fiscal i les relacions amb l’Administració.