Facturació electrònica per a empreses i professionals

El 28 d’octubre de 2024 s’ha publicat l’Ordre HAC7/1177/2024, de 17 d’octubre, en relació amb els sistemes informàtics de facturació electrònica per a empreses i professionals. La publicació d’aquesta Ordre Ministerial suposa l’inici del còmput del termini màxim de 9 mesos en què els fabricants i comercialitzadors de sistemes de facturació per a empresaris i professionals hauran de comercialitzar productes adaptats a la normativa.

Aquest termini màxim no impedeix que la comercialització de sistemes informàtics de facturació adaptats pugui iniciar-se amb major antelació, atès que els fabricants i desenvolupadors de sistemes de facturació han estat permanentment informats del contingut dels annexos tècnics d’aquesta Ordre Ministerial durant la seva elaboració.

Contingut de l’Ordre Ministerial

La publicació d’aquesta Ordre Ministerial suposa el compliment de desenvolupament que s’estableix en la Disposició final tercera del Reial decret 1007/2003, de 5 de desembre, els objectius del qual més destacables són:

• Reforçar l’obligació d’emetre factura de totes les operacions que realitzen empresaris i professionals.
• Aconseguir que totes les operacions que es realitzin es gravin en el sistema informàtic de manera segura, no manipulable, accessible i amb una estructura i  format estàndard per a facilitar la llegibilitat dels registres, l’anàlisi automatitzada i la simultània remissió a l’Administració tributària.
• Facilitar el compliment de les obligacions tributàries, tal com s’ha constatat en aquells països en què s’ha implantat l’obligació de remissió de les dades de manera prèvia, immediata o posterior al moment de realització de les operacions.

El Reial decret 1007/2023 estableix requisits que reforcen la seguretat i integritat dels registres de facturació. A través d’aquest reglament, es detallen els atributs que han de garantir els sistemes de facturació pel que fa a la integritat, conservació i llegibilitat de les dades. A més, introdueix l’obligatorietat d’incloure codis QR i frases específiques en les factures emeses per aquests sistemes.

La finalitat és assegurar la traçabilitat i autenticitat de les factures emeses electrònicament. Això permet una millor supervisió i verificació per part de l’administració tributària.

Ús d’un sistema informàtic per a múltiples contribuents

Quan un mateix sistema de facturació és emprat per diversos contribuents, aquest ha d’operar com si fos un sistema separat per a cadascun d’ells. Això implica gestionar de manera independent els registres de cada contribuent, crear cadenes de registres individuals, funcionar de manera autònoma com a sistema «VERI*FACTU» per a cadascun i mostrar, de manera clara, la identitat del contribuent en cada operació en curs. A més, quan el sistema suporta múltiples usuaris, ha de mostrar el seu estat actual (alta, baixa, etc.) mitjançant missatges explicatius.

Característiques del sistema VERI*FACTU

El sistema «VERIFACTU» permet la connexió directa amb la seu electrònica de l’Agència Tributària, enviant registres de facturació automàticament en el moment de la seva emissió. Aquest mètode garanteix a l’administració un accés en temps real a l’activitat econòmica de les empreses, i els sistemes etiquetats com a «VERIFACTU» es presumeixen conformes amb els requisits legals.

Requisits per a la remissió d’informació a l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT)

Perquè els sistemes informàtics enviïn registres de facturació a l’AEAT, han de complir amb les següents especificacions:

• Estar connectats a Internet per a comunicar-se amb els serveis electrònics de l’AEAT.
• Gestionar certificats electrònics per a l’autenticació i signatura dels registres.
• Enviar els registres en el format i amb les garanties de seguretat estipulades, de manera automatitzada o en resposta a requeriments.
• Processar adequadament les respostes rebudes de l’AEAT.

Garanties d’integritat i inalterabilitat dels registres

La normativa exigeix que els sistemes assegurin la integritat i inalterabilitat dels registres mitjançant la generació d’una petjada o «hash» per a cada registre, facilitant una verificació ràpida. Els registres han de signar-se electrònicament, i el sistema ha de verificar tant la signatura com la cadena de registres quan es conserven en el sistema. Si es detecta una vulneració en la integritat, el sistema activarà una alarma i generarà un registre d’esdeveniment detallant l’incident.

Remissió dels registres de facturació a l’AEAT

En enviar registres de facturació a l’AEAT, els sistemes informàtics han d’identificar-se electrònicament utilitzant certificats vàlids, complint amb els requisits mínims d’autenticació establerts per a l’àmbit de les administracions públiques. L’enviament pot ser realitzat directament pel contribuent o per un representant autoritzat.

Declaració responsable dels sistemes informàtics

Cada sistema de facturació ha d’incloure una declaració responsable, elaborada pel productor, que garanteixi el compliment de la normativa vigent. Aquesta declaració ha de contenir informació estructurada sobre el sistema. Cal incloure

• El seu nom.
• Codi identificador.
• Versió específica.
• Components i funcions.

A més, cal especificar si compleix amb el reglament i si és compatible amb «VERI*FACTU». També s’ha d’incloure les dades de contacte i la identificació de l’entitat productora.

Inici i renúncia al sistema VERI*FACTU

Els sistemes poden començar el seu funcionament com «VERIFACTU» en qualsevol moment, però han de mantenir aquest estat fins al final de l’any natural. Per a renunciar a l’ús de «VERIFACTU», el contribuent ha de notificar a l’AEAT l’última data de funcionament com a tal. La informació s’ha d’enviar abans de l’últim dia de l’any en què es desitja renunciar.

Entrada en vigor

La normativa entra en vigor el 29 d’octubre de 2024. No obstant això, tant els proveïdors com els contribuents hauran d’ajustar els seus sistemes per a complir amb aquesta normativa a partir de juliol de 2025.

Implementació de la factura electrònica en la meva empresa

La implementació de la facturació electrònica en una empresa pot ser una tasca complexa. S’han de tenir en compte tant factors tècnics com legals. Creiem que és una tasca que ha de dur-se a terme amb l’assistència adequada.

A Palau i Associats podem ajudar-te a posar-te al dia amb la facturació electrònica. Tenim anys d’experiència assessorant empreses de tota mena en tots els aspectes de la seva gestió. I l’actualització tecnològica és un d’ells. Només has de posar-te en contacte amb nosaltres per a saber què pot fer el nostre equip per tu i per la teva empresa.

I et convidem que no et perdis cap article del nostre blog. Segueix-ho si vols estar al corrent de les novetats més importants en matèria legal.